El Sena realizo una salida de campo, el día 23 de agosto del 2011
Con las aprendices del programa de Gestión Documental, con el fin de conocer las instalaciones del deposito de archivo ubicado en el hospital san Juan de Dios, para conocer el tratamiento que se le da a los documentos almacenados en ese lugar para su mayor conservación ya que será de mucha ayuda para futuras consultas al publico.
Pero al llegar nos dimos cuenta que no efectúan los tratamientos que establece el Archivo General de la Nación para los documentos en ese estado, y las condiciones del lugar no son las adecuadas para los documentos.
Los siguientes puntos demuestran las condiciones en que se encuentra el depósito de archivo y las que deben mejorar:
1. Esta en un lugar no adecuado.
2. Los documentos se encuentran malas condiciones por su ubicación y el abandono que a padecido
3. Ventilación no muy adecuada para los documentos.
4. El espacio demasiado pequeño y no permite el acceso a los documentos de manera rápida.
Los puntos que deben mejorar:
1. la ubicación del depósito.
2. La conservación y la forma de consulta.
3. Solicitar un personal capacitado para la organización de los archivos como lo indica la norma técnica colombiana.
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